Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del

Regolamento (UE) 679/2016 (“GDPR”)

La presente informativa sul trattamento dei dati personali è resa, ai sensi e per gli effetti degli artt. 13 e 14 del GDPR, a tutti i soggetti che segnalano una condotta illecita di cui siano venuti a conoscenza o di cui siano testimoni, nell’ambito del loro rapporto con IMASAF PRO S.r.l.. L’informativa, pertanto, trova applicazione ogniqualvolta viene effettuata una segnalazione tramite una delle modalità indicate nel Regolamento Whistleblowing.

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è IMASAF PRO S.r.l. (CF e P. IVA 05334410288), Via Rometta 71, 35013, Cittadella (PD), (“Titolare”), contattabile all’indirizzo privacy@imasaf.it

 

Dati personali

Possono essere oggetto di trattamento: (i) dati personali comuni dei segnalanti (a titolo esemplificativo, nome, cognome, informazioni di contatto); (ii) i dati personali contenuti nelle segnalazioni (ivi compresi, ove del caso, i dati appartenenti alle categorie particolari ex art. 9 GDPR ed i dati personali relativi a condanne penali e ai reati ex art. 10 GDPR).

Fonti dei dati personali

I dati oggetto di trattamento possono essere comunicati direttamente dal segnalante con la propria segnalazione e attraverso eventuali successivi contatti con il Titolare, oppure possono essere raccolti dal Titolare stesso presso soggetti terzi – interni o esterni – presso banche dati pubbliche, altre fonti liberamente accessibili, online e offline e in generale presso qualsiasi altra fonte idonea a consentire al Titolare di svolgere le necessarie verifiche per la gestione della segnalazione, in conformità a quanto previsto nel Regolamento Whistleblowing.

Finalità e base giuridica del trattamento – periodo di conservazione dei dati:

Finalità 1: dare esecuzione alla procedura di segnalazioni adottata ai sensi della Legge 30 novembre 2017, n. 179 (recante "Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o di irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato") e, pertanto, con la finalità di svolgere le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l'adozione dei conseguenti provvedimenti. Inoltre, l’adozione di un canale informatico interno di segnalazione costituisce per il Titolare un obbligo ai sensi del D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, che recepisce ed attua in Italia la Direttiva (UE) 2019/1937.

Base giuridica del trattamento: il trattamento è necessario per l’adempimento di obblighi di legge.

Periodo di conservazione dei dati: per il tempo necessario al trattamento della segnalazione. In ogni caso, i dati sono conservati per il periodo di tempo necessario al trattamento delle segnalazioni e comunque non superiore a 5 anni a decorrere dalla comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del D.Lgs. n. 24/23. I dati raccolti, qualora manifestamente inutili o eccedenti per il trattamento della segnalazione, saranno immediatamente cancellati dal Titolare.

Finalità 2: finalità di tutela giudiziaria, per prevenire o perseguire illeciti.

Base giuridica del trattamento: il legittimo interesse del Titolare a tutelare i propri diritti e a prevenire illeciti.

Periodo di conservazione dei dati: fatto salvo quanto sopra, in caso di giudizio, i dati potranno essere trattati per finalità difensive fino al passaggio in giudicato della sentenza/estinzione del giudizio.  I dati raccolti, qualora manifestamente inutili o eccedenti per il trattamento della segnalazione, saranno immediatamente cancellati dal Titolare.

Natura della comunicazione dei dati e conseguenza della mancata comunicazione

Il conferimento dei dati del segnalante è necessario per poter effettuare le segnalazioni alle condizioni indicate nel Regolamento Whistleblowing. Pertanto, non essendo possibile inviare le segnalazioni in modalità completamente anonima, il mancato conferimento dei dati del segnalante preclude la possibilità di effettuare le predette segnalazioni. Il conferimento dei dati contenuti nella segnalazione è necessario affinché possa essere ricevuta, verificata e processata la segnalazione stessa.

Modalità di trattamento

I dati sono trattati, oltre che con mezzi elettronici, anche con strumenti cartacei. Le attività che vengono svolte sono di raccolta, registrazione, conservazione, modifica, consultazione, uso, trasmissione e cancellazione.

I dati personali saranno trattati dal Gestore del Whistleblowing, nominato responsabile esterno del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

Ove il Gestore del Whistleblowing ravvisi la fondatezza della segnalazione, il solo contenuto della stessa potrà essere oggetto di trattamento da parte di soggetti interni alla struttura del Titolare specificatamente individuati, autorizzati ed istruiti ai sensi degli artt. 29 e 32 par. 4 GDPR e dell’art. 2 quaterdecies del Codice Privacy (D.Lgs. n. 196/2003).

Destinatari o eventuali categorie di destinatari dei dati personali

Per una o più delle suddette finalità, i dati potranno essere condivisi con questi Destinatari:

• fornitori di servizi
• Autorità Giudiziaria

Ad eccezione dell’Autorità Giudiziaria, tutti i suddetti Destinatari trattano i dati in virtù di uno specifico accordo sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 28 GDPR, in qualità di responsabili del trattamento. È possibile ricevere in qualsiasi momento la lista aggiornata dei responsabili contattando il Titolare agli indirizzi sopra indicati.

Trasferimento dati personali a un paese terzo

I dati saranno trattati e conservati presso gli uffici del Titolare o presso i sistemi dei fornitori di quest’ultimo, che operano quali responsabili del trattamento secondo accordi conformi all’art. 28 GDPR, in Italia e all’interno dell’Unione Europea.

Diritti del soggetto cui i dati si riferiscono

La informiamo che, in qualità di Interessato, ai sensi degli artt. da 15 a 22 del GDPR, ha diritto di:

1. chiedere l’accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione dei dati che la riguardano;
2. opporsi al trattamento dei suoi dati;
3. ottenere la portabilità dei dati, ossia ricevere dal Titolare i dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e trasmetterli senza impedimenti a un altro titolare, anche attraverso la trasmissione diretta dei dati, se tecnicamente fattibile;
4. revocare il consenso al trattamento dei dati, se costituisce la base giuridica del trattamento. In questo caso, rimane lecito il trattamento dei dati effettuato prima della revoca;
5. proporre reclamo all’autorità di controllo competente;
6. richiedere informazioni in merito: alle finalità del trattamento; alle categorie di dati; ai destinatari o alle categorie di destinatari a cui i dati sono stati o saranno comunicati, in particolare se i dati sono trasmessi a destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; al periodo di conservazione dei dati; qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine.

Può esercitare i suddetti diritti scrivendo all’indirizzo del Titolare sopra indicato.

L’esercizio di tali diritti può essere soggetto a limitazioni nei casi previsti dall’art. 2-undecies del D.Lgs. 196/2003, così come modificato – da ultimo, dal D.Lgs. 24/2023.

La informiamo inoltre che, in qualità di interessato, ha il diritto di presentare un reclamo ai sensi dell’art. 77 GDPR all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, quale autorità di controllo.